Thuiswerken en digitaal vergaderen tenzij het echt niet anders kan. Al twee jaar doen we niet anders. Hybride werken, het gedeeltelijk thuis en op kantoor werken, is het nieuwe normaal. Maar hoe geef je hier invulling aan? Onze werkgroep ‘Flex-office’ is al een aantal maanden actief bezig om een toekomstbestendige totaaloplossing voor te bereiden en te realiseren.
Samenwerken en ontmoeten
Door de overgang naar het hybride werken krijgt ons kantoor een nieuwe functie van samenwerken en ontmoeten. Dat vraagt om een herinrichting van werk- en videobelplekken en vergaderruimtes, aanschaf van een hybride vergadersysteem, vervanging van WiFi en een reserveringsysteem om het aantal medewerkers op kantoor in goede banen te leiden. Maar het vraagt ook om een andere werkwijze. Medewerkers moeten hun grenzen aangeven en verantwoordelijkheid nemen. We hebben hier -tussen de lockdowns door- voorzichtig mee geëxperimenteerd. Het experiment moet duidelijk maken wat er naast de optimalisatie van onze kantooromgeving nodig is om deze werkwijze mogelijk te maken. Zoals het inrichten van een thuiswerkregeling, zodat medewerkers gezond en veilig kunnen blijven thuiswerken. Gedurende het experiment is er voor alle medewerkers de mogelijkheid om hun ervaringen, wensen en behoeftes te delen met de werkgroep om de kantooromgeving te optimaliseren.
Zoektocht
Het op een verantwoorde toekomstbestendige manier invullen van hybride werken is een complex vraagstuk, waarbij we met diverse disciplines binnen de Omgevingsdienst rekening moeten houden. Daarom hebben wij ervoor gekozen een externe projectleider aan te trekken die het thuiswerkbeleid moet concretiseren en implementeren. Ralph Hijl, partner bij Bijzaak, is als projectleider Hybride werken samen met de werkgroep verantwoordelijk voor het bedenken en na besluitvorming implementeren van het hybride werken. Ralph Hijl: “Dit thema blijft een zoektocht voor iedereen, waarbij iedere organisatie er op zijn eigen manier mee omgaat. Leren van elkaar is zeker de moeite waard, maar het blijft altijd ook maatwerk. Vanuit Bijzaak ben ik eerder betrokken geweest bij een project hybride werken. De ervaring die ik daar heb opgedaan neem ik mee in deze opdracht. Daarnaast sluit mijn pragmatische aanpak aan bij de werkwijze van de OD.”
Resultaatgericht
Ralph maakt makkelijk verbinding en heeft flinke stappen gezet met de werkgroep. “De werkgroep bestaat uit een enthousiaste groep mensen met allemaal hun eigen expertise. Dit maakt dat er goede discussies gevoerd worden om samen tot het juiste resultaat te komen. Ik ervaar dit over het algemeen als zeer constructief. Naast de werkgroep is het natuurlijk ook belangrijk om de overige medewerkers te betrekken bij het gehele proces. Dat vind ik soms wat uitdagend, met name omdat je elkaar amper live tegenkomt en de communicatie dus veelal via het intranet verloopt. We organiseren daarom af en toe een digitaal ‘inloopmoment’ om zo de collega’s toch mee te nemen. Hieruit blijkt dat het onderwerp actueel is en dat medewerkers er ook veel vragen over hebben.”
Gezond en veilig thuiswerken
De thuiswerkregeling is goedgekeurd en daarvoor worden voorbereidingen getroffen om dit te implementeren. “Er is een inkooptraject gestart om een leverancier te contracteren voor het leveren van de materialen. Met deze partij bereiden we de implementatie dan verder voor, zodat alle medewerkers van de OD hun thuiswerkmaterialen in de webshop kunnen bestellen. We streven naar een ingangsdatum begin maart 2022” vult Ralph aan. “Ik verwacht dat we op korte termijn weer meer naar kantoor mogen (zo blijkt uit de uitgelekte informatie over de persconferentie van dinsdag 15 februari red.) en we daarmee het experiment ook verder vorm kunnen geven. Ik ben benieuwd wat daar verder uit komt en dan met name welke consequenties het heeft voor de kantooromgeving. Van de thuiswerkregeling verwacht ik dat medewerkers blij zijn met de gekozen oplossing en dat ze daarmee ook arboproof thuis kunnen werken door de materialen te bestellen die ze daarvoor nodig hebben.”