Onlangs vond voor een groot aantal gemeenten in de regio een update naar een nieuwe versie van het zaakbeheersysteem plaats. “Vrijwel alle partners vinden de nieuwe versie gebruiksvriendelijker dan de oude.”
IJVI (het IJssellandse VTH informatiesysteem) is het zaakbeheersysteem waarmee we in de regio werken voor diverse processen voor vergunningen, toezicht en handhaving (VTH). Het systeem maakt gebruik van de software PowerBrowser. Een grote update naar een nieuwe versie was noodzakelijk. Een heel project, waarvan voor alle partners in IJsselland die IJVI gebruiken de implementatie nu is afgerond. Hoe ging dat?
Elkaar opzoeken
“Het hele project verliep digitaal via MS Teams. De meeste collega’s met wie ik heb samengewerkt, heb ik nog nooit in het echt gezien!”, vertelt Wiepkje de Groot, regionaal projectleider voor het project.
“Door de digitale samenwerking was er minder fysieke afstand tussen de organisaties: mensen zochten elkaar makkelijker op. Medewerkers zijn wel vooral bezig geweest met de implementatie in hun eigen organisatie. Een mooi vervolg hierop zou zijn om bij een volgend project medewerkers in te zetten in een andere organisatie dan waar zij in dienst zijn.”
Diederik Stoorvogel was een van die lokale projectleiders voor de implementatie, bij OD IJsselland: “We hebben geleerd van elkaars goeie punten, ook in digitaal werken. Voor sommige gemeenten was het spannend. Als de mensen in je organisatie minder affiniteit hebben met ict-systemen, is het lastiger uitleggen. Wij hadden een stuk of 10 opleiders en deze vonden elkaar onderling ook, gelukkig. Als ze iets niet snapten, belden ze elkaar op.”
Trainen achter het scherm
“Grootste uitdaging in dit project was om de trainingen allemaal digitaal te doen. Normaal gesproken worden trainingen in groepjes op kantoor gegeven, wat nu uiteraard niet mogelijk was. Dit is het eerste grote project van de gebruikers van IJVI dat (bijna) volledig digitaal heeft plaatsgevonden. Dit is bijzonder goed verlopen en digitale trainingen hebben zelfs veel voordelen. Iedereen heeft een scherm voor zich en je kunt makkelijker bij elkaar zitten gezien de afstanden in de regio. In het begin was het voor iedereen wel wennen om tegen een scherm te praten, terwijl het stukje persoonlijke feedback (“heeft iedereen het goed begrepen”) digitaal wel lastig is.”
Gebruiksvriendelijker
Deze nieuwe versie is gebruiksvriendelijker. Processen kunnen worden verbeterd en medewerkers gemakkelijker hun werk doen. “Vrijwel alle partners vinden de nieuwe versie gebruiksvriendelijker dan de oude. Vooral bij de eerste partners waren sommige functionaliteiten nog in ontwikkeling. Over het algemeen is iedereen heel tevreden over hoe het is verlopen, dankzij de uitvoerige voorbereiding, de inzet van de ‘keyusers’, IJVI-support en de grondige voorbereiding”, aldus Wiepkje.
De regionale projectleider Wiepkje de Groot en de collega’s van IJVI Beheerteam richten zich nu op de implementatie van PB2020 bij de IJVI-raadplegers: gemeenten Steenwijkerland, Ommen, Dalfsen, Hardenberg en provincie Overijssel. Daarmee komt de finishlijn voor de implementatie in zicht.