Inmiddels is het IJVI-zaaksysteem alweer een tijdje in gebruik bij OD IJsselland en onze ketenpartners. IJVI is een systeem waar verschillende partijen informatie delen en waarmee processen van vergunningverlening, toezicht en handhaving worden uitgevoerd. Partners die hiervan gebruikmaken, gebruiken ook een gezamenlijke set standaard documenten. Een regionale redactieraad heeft deze documenten verzorgd en waakt ervoor dat deze actueel blijven.

Jan-Evert Straalman werkt bij de gemeente Deventer en is lid van het Product Management Team IJVI. Vanuit die rol is hij opdrachtgever van het regionale project aanpassing brieven aan Omgevingswet. Hij deelt graag zijn ervaringen met ons.

Jan-Evert vertelt: “Afgelopen jaar is er door veel collega’s meegewerkt aan het opstellen van nieuwe brieven voor de invoer van de Omgevingswet. Dit is gedaan door verschillende betrokkenen zoals redactieraadsleden, het versimpelteam, een Omgevingswetjurist en twee functioneel beheerders”.

Onlangs hebben vertegenwoordigers van de redactieraad en het versimpelteam een presentatie gegeven aan 150 gemeentes. “Tijdens deze presentatie hebben we andere gemeentes ook aangeraden om regionaler te gaan werken. Dit zorgt voor meer kwaliteit en bespaart veel werk. Mooi om te vertellen: de brieven worden op verzoek van de VNG beschikbaar gesteld aan alle gemeentes in Nederland. Dat betekent dat gemeenten die hier nog niet of onvoldoende mee aan slag zijn gegaan -en dat zijn er nogal wat- toch op tijd klaar zijn voor de Omgevingswet. Daarnaast zullen deze gemeenten in veel gevallen een sprong gaan maken in de lezersvriendelijkheid van hun brieven. Hier zijn we als regio IJsselland uiteraard erg trots op! Daarnaast blijkt hieruit dat we echt koploper zijn in Nederland als het gaat om regionaal met elkaar samenwerken. Dit zorgt voor mooie resultaten”.

Met VNG hebben we afspraken gemaakt dat als gemeenten verbetersuggesties hebben de redactie van de VNG dit doorspeelt aan ons. Daardoor worden onze brieven ook weer beter, een prettige bijeenkomstigheid. Het moet dan wel gaan om Omgevingswetverbeteringen. Wij houden namelijk wel vast aan onze regionale schrijfwijze. Hierover hebben redactieraad en versimpelteam immers goed nagedacht”.

Volledig online werken met het IJVI-zaaksysteem

“Corona heeft zeker een rol gespeeld in de samenwerking. Naast opdrachtgever voor het project aanpassing brieven aan Omgevingswet was ik opdrachtgever voor het project aansluiting op DROP. Tijdens de opstart en het vervolg van projecten was het niet mogelijk om fysiek bijeen te komen. Voor mij betekende corona dat ik veel mensen met wie ik nauw heb samengewerkt nog nooit fysiek heb gezien. Laatst hadden de projectleider Drop en ik nog een leuk gesprekje, omdat zij dacht dat ik veel langer was dan zij, terwijl het andersom bleek te zijn. Corona maakte dat we alle vergaderingen online hebben georganiseerd. In het project aanpassing brieven aan Omgevingswet werd er een innovatieve werkwijze opgezet met behulp van een Trello bord en Agile werken. Mede door het IJVI-systeem en de snelle toegang tot informatie die afkomstig is van verschillende partners, merkte ik dat partners makkelijk deze stap konden zetten. Ik heb gemerkt dat online vergaderen in combinatie met informatie die snel voor handen is, heel prettig kan werken”. 

”Tijdens de periode van het thuiswerken heeft Jan-Evert onder andere geleerd dat online samenwerken het makkelijker maakt om verschillende personen bijeen te krijgen. “Als alle betrokken partijen, meestal 40 tot 50 personen, telkens weer fysiek bij elkaar moesten komen, dan hadden we alleen al een dagtaak aan het logistiek regelen van deze bijeenkomsten”. Door de vergaderingen online te organiseren was het makkelijker om snel een bijeenkomst te plannen”. 

De juiste mensen op de juiste plekken

“Onze regionale werkwijze heeft er ook voor gezorgd dat we snel de juiste mensen van de verschillende partners bijeen kregen. Voorheen regelden de gemeentes dit enkel voor zichzelf. De nieuwe situatie zorgt ervoor dat we de beste mensen met de benodigde expertise samen kunnen brengen en met elkaar aan een bepaald vraagstuk kunnen laten werken. Ik ben ervan overtuigd dat dit efficiënter werkt en daardoor veel geld kan besparen”.

“Onze contactpersoon bij VNG heeft zich meerdere malen laten ontvallen dat regio IJsselland ten opzichte van andere regio’s best ver is in het regionaal oppakken van bepaalde zaken. Wat mij als opdrachtgever opvalt is hoe bereid een willekeurige medewerker binnen de regio is om bijvoorbeeld in te vallen als de voorzitter redactieraad. Daarnaast vind ik het mooi om te zien hoe betrokken redactieraadleden zijn en dat communicatiemedewerkers zich aanmelden om het versimpelteam regiobreed te laten zijn. Prettig om zo te kunnen werken”.