Omgevingstafel

Bespreking van de haalbaarheid van een ruimtelijk initiatief

Wanneer een inwoner, een bedrijf, een maatschappelijke instelling, of een bevoegd gezag zelf (gemeente, provincie, waterschap) plannen heeft voor een ruimtelijk initiatief, dan wordt de wenselijkheid daarvan beoordeeld door het bevoegd gezag. Wordt het initiatief als wenselijk gezien, dan moet er nog wel worden gekeken naar de haalbaarheid. Daarover adviseren de ketenpartners in de regio: GGD, Waterschap Drents Overijsselse Delta, Veiligheidsregio, Omgevingsdienst, Provincie Overijssel, Rijkswaterstaat en eventueel andere partijen op afroep. Bij kleinere initiatieven gebeurt dat meestal één op één. Maar bij initiatieven die een grote impact op de omgeving kunnen hebben, doen de ketenpartners dat in een gezamenlijk overleg: de Omgevingstafel IJsselland. Dit overleg brengt een integraal advies uit over een initiatief. Het advies kan door een bevoegd gezag, of door de initiatiefnemer worden gebruikt om een plan aan te passen en daarmee de haalbaarheid te bevorderen. Om dit mogelijk te maken worden alleen initiatieven behandeld die in een vroeg stadium van ontwikkeling verkeren; in ieder geval ruim voordat er concreet een vergunning wordt aangevraagd.

Op basis van het advies bespreekt de casemanager (al dan niet na bestuurlijk overleg) vervolgens met de initiatiefnemer de vervolgacties en uitwerking van de adviezen, met als einddoel een haalbaar plan.

Door al in een vroeg stadium plannen te beoordelen en waar nodig aan te passen, kan verderop in het proces de vergunningverlening sneller verlopen.

Door wie en voor wie

De Omgevingstafel IJsselland staat in dienst van de gemeenten en overige bevoegde gezagen (vanaf hier voor de leesbaarheid: de gemeenten) en levert daarin maatwerk. Het is de gemeente die bepaalt of het nodig of wenselijk is dat de regionale omgevingstafel het betreffende initiatief bespreekt. Aan de omgevingstafel zitten de behandelaar van de gemeente (vaak de casemanager of projectleider) en diverse adviseurs en experts. Ook de initiatiefnemer zelf kan en mag aanwezig zijn.

Het gesprek over haalbaarheid betreft de technische en juridische haalbaarheid, maar gaat ook over wenselijke aanvullingen (geen vereisten) op een plan. Daarom nemen omwonenden van een initiatief en andere belanghebbenden niet deel aan de Omgevingstafel IJsselland. Dat gebeurt namelijk in een participatietraject waarvoor de gemeente de verantwoordelijkheid draagt.

Vanuit de gemeente is de casemanager of een projectleider de contactpersoon. De Omgevingstafel IJsselland wordt vertegenwoordigd door een secretaris en een voorzitter, met wie de behandeling van een initiatief wordt voorbereid en die het gesprek aan tafel in goede banen leiden.

Hoe werkt het

Wanneer een initiatiefnemer een idee heeft voor een ruimtelijke ontwikkeling, dan beoordeelt de gemeente of het initiatief wenselijk is. Vaak schat de gemeente zelf in of het initiatief haalbaar is. Soms is het lastiger en is inbreng van én afstemming tussen meerdere ketenpartners nodig. In dat geval kan een gemeente een aanvraag doen voor een inhoudelijke dialoog en beoordeling van het plan op de omgevingstafel, om de casemanagers te helpen bij het bepalen van de haalbaarheid. Daarbij proberen we altijd in het gesprek onderscheid te maken in wat nodig is om het plan haalbaar te maken en wat gewenst is om het initiatief nog beter te maken.

Wanneer ga je naar de regionale Omgevingstafel IJsselland

In een vroege fase van het initiatief

De partners aan de omgevingstafel willen adviezen meegeven waarmee initiatiefnemers in de verdere uitwerking van plannen rekening kunnen of moeten houden. Soms gaat dat om wettelijke eisen waar een initiatief aan moet voldoen; soms ook om wenselijke aspecten, of aandachtspunten bij de uitwerking van een plan. Het inzetten van de omgevingstafel heeft daarom alleen zin in een vroege fase van een initiatief, wanneer er nog aan gesleuteld kan worden.

Criteria

Gemeenten en ketenpartners hebben met elkaar afgesproken wat de criteria zijn voor het agenderen van initiatieven voor de omgevingstafel.

Deze criteria worden niet beschouwd als een keurslijf. Er is altijd ruimte om hier in overleg van af te wijken en maatwerk te bieden.

Herhaalde behandeling.
Zeker bij grote en complexe initiatieven kan het zijn dat er in meerdere fasen van de uitwerking van een initiatief het onderwerp op de agenda van de omgevingstafel komt. Dat kan op aangeven van de gemeente, maar ook op verzoek van ketenpartners.

Initiatieven in een vroege fase.

Er zijn twee of meer ketenpartners bij betrokken.

Er moet sprake zijn van een significante impact van het initiatief op de omgeving.

Dus meestal wat grotere en complexe initiatieven, maar ook kleinere met tegenstrijdige belangen vanuit de ketenpartners.

Het gaat om initiatieven die, eventueel via een omgevingsplanprocedure, uiteindelijk uitmonden in vergunningverlening.

De gemeente bepaalt de gang naar de omgevingstafel ….

… maar ketenpartners kunnen er bij individuele verzoeken van gemeenten om advies ook naar verwijzen.

De omgevingstafel heeft geen rol in de fase van vergunningverlening. Wanneer in die fase nadere advisering van ketenpartners nodig is, dan gebeurt dat bilateraal (tussen gemeente en ketenpartner) of op een andere tafel.

Handvatten advisering ketenpartners Instructies samenwerking in de keten Aanmelden Initiatief

Stapsgewijs

Je hebt een ruimtelijk initiatief dat een significante impact op de omgeving heeft en waarbij je advies van twee of meer ketenpartners nodig hebt Tevens is door de gemeente bepaald dat het initiatief in beginsel wenselijk is en dat gebruik zal worden gemaakt van de regionale omgevingstafel.
Gebruik zo nodig het handvattendocument (onderdeel initiatievenproces) om te bekijken over welke aspecten een ketenpartner kan/moet adviseren).
De initiatiefbegeleider start een samenwerking in de samenwerkingsruimte van IJVI of een ander VTH-systeem met de OTIJ. (Bekijk voor een overzicht van alle werkinstructies in de keten het document ‘Werkinstructies', samenwerking in de keten voor het vergunningenproces en het initiatievenproces. Hoofdstuk 8 van dit document gaat over het initiatievenproces)’
In de titel van de samenwerking wordt aangegeven: “Verzoek tot organiseren Omgevingstafel”, met het IJVI zaaknummer.
De gemeente download het adviesformulier van de webpagina Omgevingstafel van de Omgevingsdienst en vult dit voor een deel in.
Daarbij worden alle relevante documenten toegevoegd.
De gemeente maakt een actieverzoek aan onder de titel “Vooroverleg OTIJ”. En vraagt om “verzoek voor inplannen OTIJ”.
De secretaris van de OTIJ ontvangt de samenwerking en het actieverzoek in IJVI en agendeert in overleg met de gemeente het initiatief op een bepaalde datum.
De secretaris koppelt in een actieverzoek terug op welke datum de OTIJ-vergadering plaatsvindt en meldt daarna het actieverzoek gereed.
In dit actieverzoek wordt aangegeven: “Bevestiging OTIJ op datum xx-xx-xxxx; graag ketenpartners toevoegen aan de samenwerking.”
De gemeente voegt na de terugkoppeling van de datum alle standaard ketenpartners (GGD, OD, VR, Provincie, Waterschap, RWS) en eventueel andere partners toe aan de samenwerking en maakt een actieverzoek voor de OTIJ waarin wordt aangegeven dat alle ketenpartners zijn toegevoegd in de samenwerking. Titel actieverzoek: “Graag adviezen opvragen bij ketenpartners voor OTIJ op datum xx-xx-xxx”.
OTIJ: Na de ontvangst van het voorgaande actieverzoek wordt eerst gecheckt of inderdaad de juiste ketenpartners zijn toegevoegd en daarna stuurt de secretaris een actieverzoek aan alle ketenpartners, waarin aangegeven wordt op welke datum de OTIJ plaatsvindt en waarin gevraagd wordt om het adviesformulier in te vullen. Titel actieverzoek: Advies gevraagd voor de OTIJ op datum xx-xx-xxxx. In het actieverzoek bericht vermelden: “graag vullen adviesformulier”.
Ketenpartners: ontvangen het actieverzoek, vullen hun advies in op het adviesformulier, uploaden deze in de samenwerking en melden daarna hun actieverzoek gereed; in naam van het document aangeven ketenpartner (dus bijv. advies VR).
Bij het gereedmelden door de ketenpartners van het actieverzoek wordt in het bericht vermeld: Adviesformulier is ingevuld. [indien van toepassing: er zijn documenten toegevoegd met aanvullende informatie].
OTIJ voegt, na ontvangst van alle gereed gemelde actieverzoeken, alle adviezen samen in één formulier en plaatst deze in de samenwerking. Bij het toevoegen van het document wordt in de documentnaam aangegeven: “definitief formulier voor de OTIJ van {datum} tbv {naam casus}”
Iedereen die in de samenwerking zit krijgt na het toevoegen van het document een notificatie dat er een document is toegevoegd (het definitieve advies formulier), dus er hoeft hier geen actieverzoek aangemaakt te worden
OTIJ mailt de agenda van de OTIJ naar alle genodigden, met de Teams-link voor het overleg. De OTIJ voegt eventueel nagezonden adviezen nog toe en upload de laatste versie van het adviesformulier in de samenwerking.
De initiatiefbegeleider van de gemeente ontvangt minimaal twee dagen voor de vergadering het adviesformulier met de uitgebrachte adviezen van de ketenpartners van de OTIJ.
In de vergadering van de omgevingstafel worden vragen van de gemeente/initiatiefbegeleider beantwoord en kunnen de ketenpartners ook onderling vragen stellen.
De secretaris verwerkt de uitkomsten van de vergaderingen in het adviesformulier dat dan tevens als verslag van de vergadering dienst doet. Dit wordt omgezet naar een PDF-document.
Na de vergadering zet de secretaris van de omgevingstafel het definitieve advies/verslag in de samenwerkingsruimte en maakt een actieverzoek aan voor de gemeente dat het definitieve advies (lees adviesformulier/verslag) is toegevoegd.
Het bevoegd gezag slaat het definitieve advies op bij de zaak in het VTH-systeem voor verdere behandeling en archivering en meldt het actieverzoek gereed (met als opmerking “akkoord”).
Voorts stelt de gemeente een brief op voor de initiatiefnemer (vanuit de VTH-zaak) en upload deze in de samenwerking.
De gemeente maakt voor alle ketenpartners een actieverzoek aan waarin wordt aangegeven dat het definitieve advies en de brief aan de initiatiefnemer in de samenwerking staat.
Ketenpartners: Slaan, indien nodig, documenten op in hun eigen VTH systeem (vanuit de samenwerking).
De gemeente sluit de samenwerking af in de samenwerkingsruimte (uiterlijk 4 weken nadat de laatste documenten zijn toegevoegd). De samenwerking kan niet gesloten worden wanneer er nog actieverzoeken openstaan. Wanneer dat het geval is, dan kan de gemeente de nog openstaande actieverzoeken intrekken. In het geval de casus nog een keer aan de Omgevingstafel besproken moet worden, dan wordt er een nieuwe samenwerking gestart.
Het is vervolgens aan de gemeente om het document te betrekken bij de besluitvorming of de verdere uitwerking van het initiatief. De omgevingstafel beperkt zich dus tot het geven van adviezen en neemt zelf geen besluiten.