Op 1 mei startte Janneke van den Berghe tijdelijk als projectleider voor de implementatie van ons programma Samen Toekomstbestendig. Zij is verantwoordelijk voor de samenhang van alle projecten die lopen of nog gaan lopen binnen het programma en geeft sturing op de implementatie. We zijn alweer een half jaar verder, tijd om te vragen naar de stand van zaken.

Hoe kijk je terug op afgelopen periode?

“Heel goed! Het was in het begin even wennen en zoeken naar structuur, maar het leggen van verbindingen en het bij elkaar brengen is voor mij bekend terrein. Ik ben terechtgekomen in een organisatie met veel dynamiek en een leuke club mensen.”

Omgevingsdienst IJsselland startte in 2021 met het programma STB met als doel de doorontwikkeling van de organisatie. De inventarisatiefase van het programma bestond uit vijf sporen. We zitten inmiddels in de implementatiefase, waarin we kijken naar de samenhang en verbinding tussen projecten en werken aan drie bewegingen. Dit betekent dat we de vijf sporen ‘loslaten’ en ons richten op drie bewegingen.

Janneke legt deze stap uit: “In de inventarisatiefase waren projecten gekoppeld aan de vijf sporen. Een aantal daarvan is afgerond en een aantal loopt nog. Daarbij merken we dat afbakening niet meer werkt, omdat we constant in beweging zijn. Om overzicht te krijgen heb ik een analyse gemaakt en gekeken naar wat er de afgelopen periode speelde en wat speelt binnen OD IJsselland en wat speelt bij omgevingsdiensten in het algemeen. Dat heb ik geclusterd in drie bewegingen. Dat helpt ons focus te behouden en maakt dat we beter kunnen uitleggen aan medewerkers en partners wat onze opgave en beweging is.”

En daar is het nou precies om te doen binnen het programma Samen Toekomstbestendig: Welke beweging moeten we als OD maken om verder te professionaliseren? Verder professionaliseren doen we door geprogrammeerd- en risicogericht, efficiënt en informatiegestuurd te werken.

“Precies! Door deze drie bewegingen te benoemen, kunnen we bewustere stappen zetten. De drie bewegingen staan niet op zichzelf maar versterken elkaar. Ze helpen ons om verder te professionaliseren en meerwaarde te leveren voor zowel onze eigen organisatie, als aan onze partners en bedrijven. Uitgangspunt is dat al onze projecten zichtbaar bijdragen aan minimaal één van deze bewegingen.”

Een van de projecten uit het programma Samen Toekomstbestendig is het herijken van processen. Kun je daar wat over vertellen?

“Met het herijken van de primaire processen willen we zo veel mogelijk geüniformeerde, effectieve en efficiënte (werk)processen in de gehele keten. We kunnen niet alle processen gelijk herijken, daarom doen we dit gefaseerd. Ik heb hiervoor een plan geschreven en we zijn in juni gestart met het proces Behandelen Vergunning(aanvraag). In de vorm van workshops bespraken we met medewerkers vanuit verschillende taken/expertises welke procesmatige afhankelijkheden er zijn in het takenpakket en hoe we dit beter op elkaar kunnen aansluiten. Ook vastlegging, borging en afspraken over wie doet wat nemen we hierin mee.”

En wat heeft dat opgeleverd?

“Er was een hele positieve houding in de workshops. We spraken over onderlinge taakverdeling, rolduidelijkheid, versnellen van het proces, sturing geven en vastlegging. Wat betekent een ontwikkeling als de omgevingswet voor het proces voor een proces en hoe kunnen adviseurs risicogerichter werken? Dat vraagt natuurlijk wat in keuzes en monitoring. De opbrengst van de workshops is groot. Zo zijn we gekomen tot verbeteringen in versnelling van het proces, hetgeen ook gewenst is vanuit de Omgevingswet, verzakelijking zowel richting aanvragers, partners en tussen onze eigen teams. We werken op dit moment de aanbevelingen uit in een advies voor het MT. Er kwamen ook veel praktische verbeterpunten naar voren, die we gelijk kunnen toepassen. Ik vind het mooi om te zien dat door uitleg te geven over de gewenste beweging en waarom we de dingen doen, het besef van procesgericht werken en de urgentie ervan gegroeid is. Zo leerden we dat we zakelijker naar dingen moeten kijken om efficiënter te werken. Bijvoorbeeld door de verantwoordelijkheid meer bij de aanvrager te beleggen.”

Wat merken onze partners hiervan?

“Uniformiteit. Wij willen in werkafspraken zo min mogelijk verschillen per partner en zoveel mogelijk uniforme werkafspraken. Op die manier kunnen we efficiënter werken als OD en de schaalvoordelen behalen. Ook realiseren we dat elke partner een eigen lokale kleur kent met specifieke aandachtspunten. Hierover gaan we dus goed met elkaar in gesprek. Door het te hebben over verdere uniformering, ontstaan vraagstukken die we gezamenlijk moeten bespreken. We hebben een intern kernteam samengesteld, dat meedenkt over deze vraagstukken en deze vanuit verschillende invalshoeken kritisch beoordeelt. Zoals bijvoorbeeld vanuit het proces, data, communicatie of in relatie tot de Omgevingswet. We willen voorkomen dat partners verschillende oplossingen zoeken.”

Hoe kijk je naar 2023?

“Ik verwacht veel activiteiten, zowel op lokaal, regionaal als landelijk niveau en dat we flinke stappen gaan zetten richting verdere professionalisering. Ook verwacht ik dat we onze samenwerking met Omgevingsdienst Twente bij projecten vergroten. Bijvoorbeeld bij de Doorontwikkeling en implementatie van de  Overijsselbrede Risicoanalyse. Het is wel een uitdaging hoe we dat gaan realiseren met capaciteit in relatie tot bemensing. Het is daarom belangrijk om met elkaar in gesprek te blijven en nu door te pakken, door zichtbaar stappen te zetten. Wat we kunnen doen, nu oppakken. Maar ook als medewerker te kijken naar je eigen werk en zelf aan de slag te gaan met de ingezette beweging!!”